Etika Email

Bismillahirrahmanirrahim.

Banyak sekali orang kirim email tanpa etika. Ini kesalahan fatal. Artikel ini ditujukan buat orang yang salah beremail secara singkat apa salahnya dan bagaimana benarnya.

  1. Tidak menulis subjek itu salah dan sangat tidak sopan. Jika Anda berkorespondensi bisnis, ini menunjukkan keamatiran Anda. Gambarkan dengan kata-kata isi email Anda pada subjek seperti judul cerita.
  2. Menyingkat kata-kata itu sangat tidak sopan dan mengganggu. Melakukan ini berarti Anda meremehkan para penerima. Melakukan ini berarti memaksa penerima buang waktu mengartikan singkatan-singkatan Anda. Jangan pernah menyingkat kata-kata dalam email.
  3. Salah tulis email itu fatal. Jangan sampai ada kesalahan ketik dan salah attachment (atau lupa menyertakannya) sama sekali. Email yang telanjur dikirim tidak bisa diedit. Selalu baca ulang 3x sebelum mengirim.
  4. Salah kirim itu fatal. Jangan sampai informasi rahasia Anda untuk A salah kirim ke B. Menerapkan enkripsi GPG termasuk pencegahan terbaik. Selalu baca ulang 3x sebelum mengirim.
  5. Tidak menulis salam, tidak memperkenalkan diri itu salah. Orang yang menerima email bisa jadi tidak kenal Anda, dan tidak semestinya Anda merasa terkenal.
  6. Menulis tanda berulang (??? atau !!!) itu salah dan menyakiti penerima. Lebih menyakitkan jika ini ditulis sebagai subjek. Jangan pernah lakukan ini.
  7. Memaksa penerima menjawab itu salah. Jika Anda yang butuh (misal, meminta ilmu) maka Anda yang butuh, tunggu dengan sabar sampai penerima membalas.
  8. Full-copy reply itu sangat mengganggu penerima. Anda membalas email biasanya otomatis menyertakan full-copy email yang dibalas dan ini mengganggu. Telitilah dan selalu hapus salinan email jika Anda membalas, jangan biarkan salinan terkirim kecuali Anda edit supaya ringkas & seperlunya.
  9. Tidak mengindahkan tata bahasa itu tidak baik. Email adalah ladang berlatih berbahasa sebagus-bagusnya, bukan untuk disia-siakan. Indahkan tata bahasa dan tulis sebaik mungkin surat Anda.
  10. Email terlalu panjang itu mengganggu. Kecuali memang butuh, seperti untuk analisis, jangan tulis email panjang.
  11. Tidak minta maaf ketika bersalah menunjukkan kepribadian Anda. Ini akan membuat para penerima mempermalukan Anda. Selalu segera minta maaf jika bersalah.
  12. Malas adalah sebab kesalahan etika email. Maka jangan malas saat beremail. Jangan hilang konsentrasi dan jangan mengantuk.

Artikel ini berlisensi CC BY-SA 3.0.

Iklan

Mengapa Mereka Berperilaku Kasar Ketika Berkomunikasi?

Bismillahirrahmanirrahim.

Ade Malsasa Akbar <teknoloid@gmail.com>

Pernahkah Anda menerima email dari seseorang yang berbahasa kasar atau arogan terhadap Anda? Ini bisa juga terjadi pada selain email, yakni media komunikasi lain seperti pesan singkat atau media sosial. Apakah Anda pernah mempertanyakan kenapa mereka berperilaku kasar ketika berkomunikasi? Jawabannya karena mereka ingin menyembunyikan kelemahan dirinya sendiri.

Orang yang sadar dirinya punya kelemahan, cenderung memilih satu dari dua jalan. Jalan pertama adalah kejujuran, mungkin dia nyatakan tegas dirinya lemah (atau, tidak tahu); mungkin juga dia akan diam karena sadar dirinya lemah (atau, tidak tahu). Jalan kedua adalah arogansi, berbahasa dan berperilaku kasar untuk menyembunyikan kelemahannya sendiri. Di antara bentuk arogansi ini adalah menuduh orang tanpa bukti, mengucapkan kata-kata kasar, memakai kosakata sok ngeboss terhadap orang lain, tidak minta maaf ketika bersalah, menyerang kepada orang yang mengingatkannya secara benar, mudah merendahkan orang lain tanpa dasar, dan yang seperti itu.

Cenderung orang yang menempuh jalan kedua ini mengira dengan berperilaku kasar mereka akan tampak lebih pintar, lebih bijaksana, lebih “keren”, lebih “familiar”, di tengah orang lain. Sayang, perkiraan ini tidak benar dan jalan kedua ini benar-benar jalan yang jelek yang tidak bisa diterima siapa pun. Coba perhatikan email-email yang Anda terima dari orang seperti ini, Anda akan melihat dirinya sangat patut dikasihani. Dengan arogansinya dia bukannya menutup kekurangannya, tetapi justru membuka itu ke khalayak dan melukai pihak-pihak lain yang membaca ucapannya.

Kabar yang mengejutkan bisa kita saksikan bersama ketika email-email mereka kita telusuri. Kita akan melihat bahwa sebagian dari mereka ternyata berusia sangat muda. Ini makin jelas menampakkan bahwa orang yang berbahasa arogan ketika berkomunikasi melakukannya cenderung karena ingin menyembunyikan kekurangannya. Karena dia takut diketahui dirinya masih muda, dia berusaha bertingkah “meniru” orang tua yang bijaksana, tetapi sering kali dia keliru dalam peniruannya dan jatuh dalam arogansi (ya, karena dia masih sangat muda). Sungguh banyak rekan-rekan kita dan bahkan senior kita yang jadi korban orang semacam ini.

Yang kita bisa lakukan adalah bersabar atas mereka dalam batas yang wajar. Bagi kita yang memiliki jabatan administrator suatu komunitas, kita punya tugas mengarahkan mereka agar bisa berkomunikasi dengan baik, dan apabila sampai taraf tertentu kerusuhan yang ditimbulkannya tidak dapat lagi ditoleransi kita terpaksa mengeluarkan mereka dari forum. Bagi kita yang anggota komunitas non-administrator, kita hanya bisa melakukan banning (pemblokiran) apabila kemungkinan terburuknya itu terjadi pada kita.

Bagi Anda yang merasa terkena kritik dalam tulisan ini, mari kita kembali ke awal, kita belajar sama-sama bagaimana metode komunikasi yang baik. Saya mengerti tidak semua dari orang yang arogan itu meniatkan arogansinya sendiri, sebagian mereka hanya antara tidak bisa berkomunikasi atau ikut-ikutan belaka. Apabila Anda mau berubah, tetapi Anda sungkan mengatakannya, datanglah empat mata kapan saja.